Escritório online

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José Justino da Silva Filho
josejustinos@gmail.com
 

Muitos empresários às vezes ficam impossibilitados de gerenciar de forma eficaz seus e-mails, arquivos e agenda. A web 2.0 e as ferramentas de escritório online estão mudando esse cenário. Já podemos ficar mais tempo na rua atendendo nossos clientes e fechando contratos sem ter de voltar correndo para o escritório.

A versão gratuita do serviço brasileiro Aprex está substituindo o Outlook em várias empresas. Os contatos e a agenda passam a ser acessados pela web e elas fatalmente migram para a versão paga.A chegada dos escritórios online, como Aprex, Google Docs e Zoho, abre um novo leque de possibilidades para profissionais autônomos e empresas, principalmente nas pequenas e médias. Com opções pagas ou gratuitas, os novos serviços dão acesso a recursos como processador de texto, planilha, apresentação, agenda, calendário e disco virtual, onde quer que o funcionário esteja. Silenciosamente, também vão substituindo o uso de clássicos como o pacote Office, que ainda não dá sinais de cair na web.

A Grife do Google

De fato, uma das grandes sacadas dos escritórios online está em combinar duas das mais fortes características do trabalho no século 21: a colaboração e o trabalho remoto. Nem sempre a iniciativa de usar ferramentas de compartilhamento parte das equipes de TI. Tanto nas pequenas empresas como em departamentos das grandes, muitas vezes são os funcionários que dão a largada. É uma planilha aqui, um documento ali. Nesse cenário, quem vem brilhando nas telas é o Google Docs, que tem um modelo de uso gratuito. Embora a ferramenta ainda perca pontos pela instabilidade — não é raro ver apresentações, planilhas e textos congelando no monitor —, o uso vai crescendo rápido, inclusive no Brasil.

Quando você adere ao Google Docs para salvar online planilhas eletrônicas de finanças, apresentações e documentos, não precisa mais ficar carregando um bolo de papel. Você abre as planilhas no Google Docs e faz as consultas com dados atualizados. Os documentos e contratos de sua empresa ficam todos arquivados no Google.

Com as planilhas do Google Docs, distribuidores e seus clientes interagem e podem acessar planilhas de preços sempre que precisarem. Chega de ter que enviar tabela sempre que atualiza os preços.

Escritório na Faculdade

Até as salas de aula começam a se render aos escritórios online. Um exemplo é a Faculdade Impacta de Tecnologia, que aderiu ao Aprex em julho de 2007, sob a supervisão do professor José Luiz Moraes de Souza, que formou um grupo de 40 alunos de graduação e três de pós-graduação para testar a ferramenta e identificar suas possibilidades no meio educacional. Eles compartilham arquivos, tiram dúvidas das tarefas, comentam no blog, checam calendários e descrevem as atividades do grupo. Tudo remotamente.

Com recursos de calendário, contatos, tarefas, bloco de notas, blog, enquete, disco virtual e e-mail marketing, o brasileiro Aprex tem hoje mais de 25 mil cadastrados, entre o serviço pago e o gratuito (as ferramentas são as mesmas; a diferença está no número de usuários disponíveis e no espaço no disco virtual).

A integração com ferramentas de comunicação entre grupos de trabalho, como VoIP, conferência e mensagens instantâneas é o próximo passo da Aprex. Mas nessa área o Google já largou na frente.

Fonte: Infoescravo


José Justino da Silva Filho
Formado em técnico em informática pela Escola Técnica de Hortolândia (atual Paula Souza) em Processamento de Dados, atua como técnico de suporte da Prefeitura de Hortolândia e presta serviços para empresas da região como desenvolvedor web, manutenção de PC, notebooks e impressoras. Gerencia o site: www.makingsite.com.br. É certificado: ITIL V3. Atualmente faz o curso superior em Gestão Pública.
Email: josejustinos@gmail.com




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